LAPORAN PENDAHULUAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

LAPORAN PENDAHULUAN

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Disusun Oleh:

Deni Herdyana, S.Kep

4012180003

PROGRAM PROFESI NERS

STIKES BINA PUTERA BANJAR

TAHUN 2018

LAPORAN PENDAHULUAN

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A.      Pengertian Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi makaseseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Berikut ini adalah beberapa definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:

1.        HIMSTREET & BATY

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

2.        THEODORSON & THEDORSON

Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.

3.        CHARLES H. COOLEY

Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu.

Jadi, Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Berarti dalam hal ini komunikasi dalam organisasi merupakan hal yang paling penting karena komunikasi bagian penting dari organisasi, sebab organisasi tidak akan berlangsung apabila tidak ada komunikasi antara pihak satu dengan pihak yang lain.

B.       Unsur-unsur Komunikasi dalam Organisasi

Unsur-unsur komunikasi dalam organisasi adalah

1.        Komunikator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.

2.        Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.

3.        Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.

4.        Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita. Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi.

5.        Kelima unsur komunikasi tersebut (Komuniakator), Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut.

C.      Penyaluran Komunikasi dalam Organisasi

1.        Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward comunication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan sera memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.

Berita – berita ke bawah dapat berbentuk tulisan maupun lisan dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan, atau dokumen lainnya, bulletin pertemuan atau rapat, dan percakapan serta melalui interaksi orang perorang atau kelompok-kelompok kecil. Manajemen seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pasa usaha komunikasi ke bawah, tetapi juga komunikasi ke atas.

Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication)adalah untuk mensuplai informasi  kepada tingkatan manajemen atas tetang apa yang terjadi pada tingkatan bawah.  Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.

Bentuk-bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan, sistem komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemen karyawan, atau sistem inspektur jendral dirancang untuk memudahkan komunikasi ke atas ke manajemen puncak.

2.        Komunikasi Horizontal

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama. Dan antara departemen-departemen pada tingkatan yang sama. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama

3.        Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Bahwa hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula.

D.      Hambatan-hambatan dalam Komunikasi Organisasi

Komunikasi adalah bagian dari informasi dalam membangun organisasi, tetapi komunikasi tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut ini akan dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif tersebut,  dengan dikelompokkan sebagai berikut:

1.        Hambatan – hambatan Organisasional

Ada tiga hambatan organisasional, yaitu tingkat hirarki  bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan tambahan,  yang memerlukan waktu lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan kecendrungan menjadinberkurang ketepatannya . berita yang mengalir keatas atau kebawah tingkatan – tingkatan organisasi akan melalui beberapa “Filter”, dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya sendiri.

Wewenang manajerial tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer  dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi dilain pihak, pada kenyataannya bahwa seseorangyang mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan – hambatan terhadapa komunikasi. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan “leveling” antara atasan dan bawahan.

Spesialisasi . meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya, dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.

2.        Hambatan – hambatan antar pribadi

Manajer masih akan menghadapi kemungkinan bahwa berita – berita yang mereka kirim akan berubah akan menyimpang, bahkan bila hambatan-hambatan komunikasi organisasional tidak ada. Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh masalah-masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan hambatan-hambatan anatr pribadi seperti , a) persepsi selektif , b) status atau kedudukan komunikator, c) keadaan membela diri , d) pendengaran lemah, e) ketidak tepatan penggunaan bahasa. Berikut adalah hambatan – hambatan dalam proses komunikasi :

Persepsi selektif  persepsi adalah proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi, mengorganisasikam, dan mengartikan segala sesuatu lingkungannya, segera setelah seseorang menerima sesuatu, akan mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang berarti. Dalam hal ini pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu, bila seseorang mendengar suara kereta api, maka dia mengharapkan akan melihat kreta api. Seorang karyawan menjadi “definisi”secara otomatis bila dipanggil atasannya dengan kata lain, pengharapan yang mengharapkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang , objek atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin lihat atau dengar . hal ini disebut persepsi selektif.

Manajer perlu memperhatikan 3 aspek berikut sehubungan dengan persepsi selektif :

a.         Penerimaan akan menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman dana bagaimana mereka telah “belajar’ untuk menghadapi sesuatu .

b.        Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat . berita yang bertentangan dengan kenyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.

c.         Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyiampan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.

Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak mungkin tentang kerangka kesukaan, kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasa, dan stereotip (prosen penyusunan berita menjadi seperti sesuatu yang diharapkan) dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara efektif.

Status komunikator. Hambatan utama komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk menilai. Mepertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar kerakteristik-karakteristik pengirim (sumber), terutama kredibilitanya. Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa orang tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran.

Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai orang yang terpercaya dan dapat dipercaya. Kalau tidak, usaha untuk memotivasi, mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan bawahan akan sangat terhambat dari pemulaan.

Keadaan membela diri, perasaan pembelaan diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya juga menimbulkan  hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi, akan timbul reaksi rantai deensif. Keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa uang akan dikatakan dan bukan pada apa yang sedang didengar. Sebagai contoh, bila seseorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara tepat dengan memberi reaksi defersif atau agresif.

Pendengaran lemah. Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi : 1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan; 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti melihat jam, memandanglangit, menunjukkan kegelisahan); 3) menunujkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan dan 4) mendengar dengan tidak aktif.

Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan. Sebagai contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam, satu hari atau satu minggu. Disamping itu, bahasa-bahasa “non verbal” yang tidak konsiten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.

E.       Peningkatan Efektivitas Komunikasi

Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif telah dibahas diatas. Sekarang akan dibicarakan berbagai cara dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada dasarnya adalah cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.

1.        Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif

Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja. Manajer harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar menggunakan para “ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi internal; penentuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik atau relokasi, dan terminasi; serta pengukuran kualitas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui interview (wawancara) atau survey.

2.        Penggunaan Umpan-Balik

Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah penggunaan umpan balik berita-beria yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif. Para manajer dapat melakukan paling sedikit dua hal untuk mendorong umpan balik dan menggunakannya secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik, dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri

Cara manajer berkomunikasi dengan para bawahannya dapat menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Disamping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan di dapatkannya. Dalam hal ini manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai contoh, setelah memberikan penugasan tugas suatu pekerjaan manajer dapat bertanya, “apa saudari mengerti?” atau “apakah saudara mempunyai pertanyaan” atau “apakah ada yang belum saya jelaskan?” tetapi pertanyaan-pertanyaan itu tidak mendorong timbulnya jawaban, sehingga pendekatan yang lebih langsung dapat dilakukan dengan mengatakan : “pekerjaan ini adalah penting, sebab itu pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara lakukan”.

Dilain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan balik. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara-cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas kominukasi melalui penggunaan umpan balik.

F.       Menjadi Komunikator Yang Lebih Efektif

Teknik-teknik yang jelek mengganggu banyak manajer, seperti halnya mengganggu hubungan mereka dengan para bawahannya diluar pekerjaannya. Oleh karena itu latihan-latihan dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa, mengutarakan yang tepat, dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psikolog, dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaituactive listening (aktif mendengarkan), dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru keterampilan manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini adalah penggunaanreflective statements (pernyataan baik) oleh pendengar. Bagaimanapun posisi kunci para manajer dalam proses komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi komunikator yang lebih efektif.

G.      Pedoman Komunikasi Yang Baik

Amerika Management Asosiations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “the Ten Commandments of Good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi, secara ringkas adalah sebagai berikut:

1.        Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.

2.        Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

3.        Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4.        Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bilaperlu, dalam perencanaan komunikasi.

5.        Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.

6.        Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.

7.        Ikuti lebih lanjut komunikasi yang dilakukan.

8.        Perhatikan konsistensi komunikasi.

9.        Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.

10.    Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.

Prinsip-prinsip ini memberikan kepada para manajer pedoman untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

DAFTAR PUSTAKA

T. Hani Handoko, Manajemen Edisi 2, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta, 2011

http://id.wikipedia.com/komunikasi-organisasi